Mana yang pertama: gedung atau tanggal pernikahan?

Dalam mempersiapkan rangkaian pesta pernikahan diskusi tentang tanggal pernikahan antara pihak calon pengantin pria dan wanita terkadang memakan banyak waktu. Bahkan tidak jarang pemilihan tanggal ini harus melalui prosesi adat yang dilakukan oleh orang-orang yang dituakan dalam adat. Namun demikian, saat ini atas dasar kepraktisan, tanggal pernikahan pun kemudian disesuaikan dengan adanya long weekend. Dalam kasus saya, selain disesuaikan dengan ada tidaknya long weekend, ayah saya yang kebetulan berpegang teguh pada kepercayaan jawa yang tidak boleh memulai sesuatu pada hari selasa atau sabtu, membuat rangkaian pernikahan (terutama akad dan resepsi) tidak dapat dilaksanakan pada satu hari yang sama.

Ternyata, pemilihan tanggal tidak selesai sampai disini. Masalah utama adalah, bagaimana dengan gedung??? Apakah gedung yang diinginkan available pada tanggal yang diinginkan?? Kita si boleh menentukan tanggal tapi apa daya kalau gedung yang kita inginkan telah dibooking atau tidak dapat digunakan pada tanggal yang diinginkan??

Kebetulan, ibu saya spesifik (sebetulnya saya juga si..) menginginkan supaya resepsi pernikahan tidak lain dan tidak bukan adalah di Grha Sabha Pramana UGM Lt. 2. Saya tidak tau apa alasan ibu saya, mungkin beliau mempertimbangkan jumlah tamu yang rencananya akan diundang di kisaran 1500 undangan. Tapi kalau saya si lebih kepada terlalu cinta pada UGM, maklum UGM almamater saya dan calon suami juga alumni UGM (satu fakultas, jurusan, dan satu angkatan pula). Masak anak UGM nikahnya di tempat lain...(mungkin alasannya agak absurd ya, tapi that's the way it is, kadang saya memang absurd).

Demi mendapatkan gedung resepsi impian yang sebetulnya dalamnya gak mewah sama sekali, saya meluncur ke sekretariat GSP yang ada di lantai 1 sayap timur GSP. Nikah 2014, saya sudah booking dari Januari 2013. Fyi, lebih baik terlalu awal dan dikatain "ya ampun mbak..." daripada terlambat dan cuma bisa nangis bombay kan?!

Dari hasil bertemu dengan pihak GSP terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan ketika membooking GSP:

1. GSP tidak dapat digunakan h-1 minggu atau h+1 minggu dari tanggal rencana wisuda mahasiswa UGM dalam kalender akademik. Jika pada tanggal yang diinginkan UGM ada acara, si penyewalah yang harus ber-rela hati mengganti tanggalnya. Terutama hal ini berlaku untuk event wisuda.
2. Lt. 1 GSP UGM kabarnya kemarin akan mengalami proses renovasi sehingga tidak dapat digunakan, saya kurang tau akhirnya jadi atau tidak. Tapi tidak masalah lah bagi saya karena saya inginnya booking di lt.2.
3. Bagi keluarga besar UGM, memang ada diskon 30% (kayaknya) untuk sewa GSP. Namun demikian diskon ini hanya berlaku untuk item biaya sewa Gedung (Rp 7.000.000) saja, bukan untuk item2 lainnya (peralatan dan paket tambahan dari rekanan) yang kalau di jumlah tanpa biaya penggunaan ruang totalnya senilai Rp27.5 juta. Hal ini berarti, diskon 30% (lupa tepatnya berapa persen) tersebut bernilai hanya (yes hanya..mengingat sisanya masih puluhan juta) Rp2.1 juta. Jadi total untuk menyewa GSP UGM Lt. 2 adalah Rp32.4 juta setelah dikurangi diskon tersebut. Well, total biaya tersebut bisa berubah (paling 1-3 jt) sesuai dengan peralatan dan jasa rekanan (bukan catering atau dekorasi ya...karena dua hal ini lain lagi vendornya tidak disediakan GSP).
4. Informasikan WO (kalau pakai..di GSP gt pasti biasanya pakai), dekor, dan jasa catering yang digunakan, karena satu dan lain hal ada beberapa penyedia jasa yang tidak disarankan oleh pihak GSP karena menurut pengalaman akhirnya menyusahkan si pemangku hajat.
5. Jika jasa dokumentasi tidak menggunakan rekanan GSP (Kencana photography), penyewa gedung akan dikenai charge sebesar Rp1 jt.

Dengan hasil pertemuan itu, akhirnya tanggal pernikahan yang tadinya di rencanakan di bulan April 2014 pun akhirnya harus mundur ke bulan Mei 2014, karena berdasarkan kalender akademik 2013/2013 UGM akan mengadakan wisuda s2 di bulan April.

Untuk booking saya harus mengajukan permohonan penggunaan yang disertai fotokopi alumni UGM dan sebagainya. Setelah mendapatkan balasan dari pihak UGM, barulah saya membayar DP awal sebesar Rp7 jt dan baru setelah itu sah sah sah dianggap telah membooking GSP UGM. 

Kesimpulannya:

1. Jika memang gedung pernikahan harus di suatu venue tertentu seperti saya, pastikan bahwa Anda memiliki dua atau bahkan tiga alternatif tanggal.
2. Kalau memang venue pernikahan tidak harus di suatu tempat, sesuaikan rencana jumlah undangan dengan kapasitas gedung. Gedung besar, undangan sedikit hanya akan membuat acara Anda nantinya tampak kosong. Gedung kecil, undangan banyak justru akan membuat tamu merasa tidak nyaman. Padahal kan tamu adalah raja ya..secara daripada nikahan kita jadi omongan begitu mereka keluar venue acara ya...naudzubillah ya Allah.
3. Usahakan untuk membooking gedung jauh-jauh hari sebelum tanggal acara, kalau bisa minimal 6 bulan sebelum acara. Well, lebih baik ya setahun sebelum acara seperti saya, jadi masih leluasa pilih tanggal.
4. Make sure item-item apa saja yang termasuk ke dalam biaya sewa gedung.
5. Pastikan apakah pihak gedung "bersahabat" dengan vendor-vendor dalam acara pernikahan terutama dekor, WO, dan catering, jangan sampai ternyata pihak gedung dan vendor tersebut ternyata saling tidak cocok, bisa berabe acara kita nanti. Sekali lagi..naudzubillah...
6. Last but not least, tanyakan kepada pihak gedung apakah ada charge khusus jika kita membawa vendor dari luar atau yang bukan merupakan rekanan pihak gedung.

Bismillah semoga gedung gak ada masalah sampai acara selesai nanti, termasuk juga hal-hal lain. amin amin amin.